Thủ thuật sử dụng Gmail hiệu quả hơn

Có thể nói email là một cái gì đó mà hầu hết mọi người đều sử dụng hàng ngày. Phần lớn mọi người chọn Gmail vì những lý do như sự mạnh mẽ hay đơn giản là vì tính dễ sử dụng. Vấn đề là nhiều người vẫn chưa thực sự biết hết những gì mà Gmail có khả năng làm được hơn thế.
Mặc dù có rất nhiều bài viết khác nhau về những thủ thuật trong sử dụng dịch vụ email trên nền web của Google, nhưng sẽ còn rất nhiều điều đáng nói về nó bởi sự phát triển không ngừng của dịch vụ này. Cộng thêm các cách sử dụng khác nhau của mỗi người đối với mỗi tính năng, điều này mở ra vô số những khả năng cho bạn để Gmail trở thành chương trình email cuối cùng của mình.

Priority inbox

Phải thừa nhận rằng, ban đầu khi mới phát hành nhiều người chưa thực sự trở thành một fan hâm mộ của tính năng mới - Priority inbox. Sự thực là Google đã làm hết sức mình để tìm ra những gì là quan trọng nhất cho người dùng của mình. Người dùng không cần phải thiết lập các quy tắc để phân loại e-mail. Tính năng Priority Inbox sẽ nhận diện cấp độ quan trọng của e-mail bằng cách “quan sát” người dùng thường xuyên nhận e-mail từ địa chỉ nào, e-mail nào thường xuyên được mở và trả lời; e-mail nào bị “lãng quên”.

Khi hoạt động, tính năng này sẽ tìm hiểu về những người trò chuyện với bạn qua email. Nó cũng theo dõi những gì bạn mở và những thứ có trong thùng rác mà không cần mở ra. Bạn có thể trợ giúp Google bằng cách đánh dấu các email quan trọng hoặc không quan trọng. Sau một thời gian Priority inbox của bạn sẽ có độ chính xác đến bất ngờ.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng như hộp thư đến trên thiết bị Android. Nó sẽ giúp bạn nhận được những thứ quan trọng ngay trên điện thoại trong khi di chuyển hay không có máy tính.



Multiple Inboxes

Nếu bạn cần kiểm tra nhiều tài khoản email, có một số cách để làm điều này rất dễ dàng. Một trong những cách đó là sử dụng tính năng Multiple Inboxes trong Gmail Lab. Trong bài viết này bạn sẽ biết cách làm thế nào để thêm nhiều địa chỉ vào hộp thư riêng. Bạn cũng có thể làm điều tương tự bằng cách sử dụng các toán tử cho các nhãn hoặc địa chỉ email cụ thể hay bất kỳ điều gì khác mà bạn nghĩ ra.

Để làm điều này, thêm is:pending vào hộp truy vấn tìm kiếm. Như vậy những thư bạn đã gán nhãn sẽ được đưa vào hộp thư chính.



Canned responses

Với tính năng Canned Respones, Gmail sẽ tự động trả lời email. “Canned Responses” là tính năng giúp người dùng soạn thảo nhanh nội dung trả lời cho những email có nội dung tương tự nhau. Kết hợp với bộ lọc trong Gmail sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trước những email lặp đi lặp lại.

Bạn có thể sử dụng chúng như một bản email mẫu, để trả lời một câu hỏi thường gặp hay một thứ gì đó mà bạn có thể dễ dàng thay đổi như thư xin việc để gửi hồ sơ xin việc...



Message Sneak Peek

Nếu bạn đang sử dụng Multiple inboxes, tính năng này sẽ không hoạt động như ý muốn. Bằng cách kích chuột phải vào tin nhắn trong hộp thư đến của bạn, bạn sẽ được xem trước tin nhắn đó mà không cần mở nó ra. Đây là tính năng rất tốt khi bạn đang quét qua các email hoặc các thông báo quan trọng.





Nested Labels

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng các thư mục con, Nested Labels là những gì mà bạn cần đến. Khi các tính năng Lab được kích hoạt, bạn có thể tạo các thư mục và thư mục con, thậm chí là cả các thư mục nhỏ hơn nữa nếu muốn.

Kích chuột vào hộp bên phải của nhãn và tìm đến Add sublabel để tạo một Nested Labels mới.

Send & Archive

Nếu bạn đang trả lời một tin nhắn đã được gán nhãn và lưu trữ, bạn có thể nhập phần trả lời của mình và bấm nút Send and archive nếu Lab này được kích hoạt. Bằng cách gửi mail như vậy bạn có thể tiết kiệm được một hoặc hai bước vì không cần quay lại chủ để email lần nữa.

Chọn Settings > Labs, Enable cho tính năng "Send & Archive", bấm Save Changes để lưu thay đổi.

Background Send

Tính năng mới Background Send cho phép người dùng làm đủ thử việc với Gmail trong khi đang chờ đợi một thư dung lượng lớn được gửi đi.

Trước đây, bạn phải chờ gửi xong thư dung lượng lớn (đính kèm file nào đó) thì mới thực hiện được việc khác trong Gmail. Tuy nhiên, với tính năng Background Send (gửi thư ở chế độ nền), bạn vẫn có thể làm đủ thứ việc trong thời gian chờ thư gửi đi, chẳng hạn đọc thêm thư nơi Inbox, chat với người khác, soạn thêm thư mới, thậm chí gửi đi một hay nhiều thư nữa. Tính năng Background Send cũng rất hữu ích nếu máy chủ của Gmail bị chậm bất thường.

Tùy biến các phím tắt

Nếu bạn sử dụng rất nhiều Gmail, đây sẽ là ý tưởng tốt để thiết lập phím tắt cho một số tùy chỉnh để giúp bạn thực hiện những việc lặp đi lặp lại dễ dàng hơn.

Đối với những người thích sử dụng bàn phím và muốn làm việc với thao tác nhanh hơn, thì tính năng này sẽ khá hữu ích. Nó cho phép tùy biến phím tắt để thao tác nhanh mà không cần phải dùng đến chuột.



Sau khi đã Enable tính năng này, khi bạn vào Mail Setting, sẽ có thêm 1 thẻ Keyboard Shortcuts, ở đây sẽ liệt kê 1 loạt các phím tắt mặc định ứng với những hành động, bạn có thể để mặc định hoặc tùy biến nó thích hợp hơn với thói quen của mình.

Chú ý: Để sử dụng tính năng này, bạn phải kích hoạt tùy chọn Keyboad shorcuts on ở thẻ General trong Mail Setting.